Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий;
-при смене лица, ответственного за архив;
-при реорганизации и ликвидации предприятия;
Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.
Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:
-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
-выявление и устранение недостатков в учете документов;
-выявление дел, не внесенных в опись;
-выявление несоответствия порядка расположения дел;
-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;
Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:
- 1.Выверка комплекта учетной документации.
Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.
До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:
-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;
-обозначенные пропущенные номера в описи;
-наличие итоговой записи.
По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.
О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.
2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.
При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:
-название организации и структурного подразделения на обложке дела;
-порядковый № дела в описи и шифр на деле;
-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;
-заголовок дела в описи и на деле;
-крайние даты в описи и на деле;
-количество листов в описи и на деле;
-физическое состояние дела.
Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.
При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.
Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).
При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.
Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.
Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.
В ходе проверки необходимо:
-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;
-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;
-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;
-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).
Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:
пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);
пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;
пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;
пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;
пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;
пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;
пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:
подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;
подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;
подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;
пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.
Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.
При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.
После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.
4. Организация розыска дел.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя
проводится розыск необнаруженных дел.
1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:
-изучить учетные документы;
-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;
-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;
-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;
-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;
-проверить все дела временного срока хранения;
2). Организовать розыск дел в других организациях:
-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;
-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;
Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.
5. Оформление итогов розыска дел.
В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:
-дела могут быть найдены;
-отсутствие дел может быть подтверждено документально;
-дела могут быть не найдены.
Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.
Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.
Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.