Мобильная связь: элемент соцпакета или служебная необходимость?
МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ: ЭЛЕМЕНТ СОЦПАКЕТА ИЛИ СЛУЖЕБНАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ?
Как позаботиться о сотрудниках так, чтобы не пришлось пожалеть об этом? В статье рассказано о правильном оформлении оплаты мобильной связи работникам, а также об определении случаев, когда эта оплата включается в соцпакет.
Собственники и топ-менеджмент коммерческих компаний на собственном опыте хорошо знают, что продуманная социальная политика является для них не благотворительностью, а объективной необходимостью, т. к. существует объективная зависимость между экономическими показателями работы организации и проводимой ею социальной политикой в отношении своих сотрудников. Именно поэтому такое пришедшее к нам из-за рубежа понятие, как социальный пакет, уже стало атрибутом отечественной бизнес-культуры.
Социальный пакет представляет собой определенный набор дополнительных прямых и косвенных финансовых выгод, предоставляемых работодателем конкретному работнику. Это могут быть: добровольная медицинская страховка, бесплатные или льготные обеды, занятия спортом, обучение и повышение квалификации, проездные, путевки, оплата за пользование мобильной связью, личным транспортом, добровольное пенсионное страхование и негосударственное пенсионное обеспечение, предоставление корпоративного транспорта и т. д. и т. п. Компания чаще всего подбирает из всей совокупности элементов социального пакета тот или иной набор различных благ социальной инфраструктуры практически для каждого сотрудника индивидуально - в зависимости от его стажа работы, профессионального статуса и должностных обязанностей. Количество составляющих социального пакета ограничено только фантазией и финансовыми возможностями работодателя. Сегодня при выборе места работы практически любой специалист интересуется пакетом социальных услуг, который может ему гарантировать та или иная коммерческая компания.
Одним из наиболее распространенных элементов социального пакета является оплата за пользование мобильной связью. Остановимся на этом подробнее.
Не секрет, что многие сотрудники компаний рассматривают корпоративную мобильную связь как часть стандартного социального пакета, в соответствии с которым служебная SIM-карта выдается без всяких оговорок относительно специальных условий ее использования (без ограничений по лимиту разговоров) или с установленным лимитом ее использования. Напомним, что согласно п. 2 Правил оказания услуг подвижной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 N 328 (ред. от 16.02.2008; далее - Правила оказания услуг подвижной связи), SIM-карта - это карта, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера. SIM-карта (обычная SIM-карта, мультиSIM-карта, туристическая SIM-карта) может приобретаться как в комплекте с сотовым телефоном, так и отдельно.
Однако для ряда сотрудников корпоративная мобильная связь может быть необходима не только как элемент соцпакета, но и непосредственно для выполнения ими своих должностных обязанностей. Это следует учесть при документальном оформлении таких операций. В противном случае у компании могут возникнуть налоговые риски в части необоснованного признания расходов на оплату мобильной связи для целей исчисления налога на прибыль и необоснованного предъявления к вычету налога на добавленную стоимость со стоимости подобных расходов, а у сотрудников - налоговые риски в части налога на доходы физических лиц.
Оформляем необходимые документы
На практике рост расходов на услуги мобильной связи у компаний вызывает повышенное внимание налоговых органов к налогообложению таких расходов и предъявление претензий к компаниям в части экономической оправданности данных затрат и их направленности на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из буквального прочтения следует, что любые расходы компании (в том числе и расходы на мобильную связь) должны быть:
- обоснованны (экономически оправданны);
- выражены в денежной форме;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Примером того, как налогоплательщик обосновал расходы на оплату услуг сотовой связи, является Постановление ФАС Московского округа от 31.05.2006 по делу N КА-А40/4775-06:
- налогоплательщик оказывает организациям консультационные и информационные услуги на основании договоров;
- обслуживаемые организации территориально удалены друг от друга и от исполнителя;
- характер оказываемых услуг требует присутствия работников исполнителя непосредственно в обслуживаемых организациях, а для осуществления оперативного руководства производственным процессом необходима связь руководителя с работниками, а также связь между работниками организации-исполнителя;
- таким образом, расходы на услуги сотовой связи произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
- организацией-исполнителем заключены договоры с оператором связи ОАО "Московские ТелеСистемы" на оказание услуг сотовой связи. Суммы расходов на услуги мобильной телефонной связи учтены в составе производственных затрат на основании выставленных ОАО "Московские ТелеСистемы" счетов и счетов-фактур за фактически оказанные услуги;
- руководителем организации-исполнителя сотовые телефоны закреплены за работниками организации-исполнителя, которые имеют право пользоваться сотовыми телефонами, и утверждены предельные размеры расходов на связь для каждого работника. В период проведения выездной налоговой проверки утвержденные лимиты на использование сотовой телефонной связи были предъявлены работникам налогового органа;
- следовательно, по мнению судей, произведенные затраты на услуги мобильной телефонной связи подтверждены документально.
Итак, правильное документальное оформление расходов на оплату мобильной связи как в социальных, так и в служебных целях приобретает первостепенное значение и для компании, и для сотрудников с точки зрения потенциальных налоговых и трудовых споров.
Если использование корпоративной мобильной связи является элементом социального пакета, то это обязательно должно быть зафиксировано в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) с работником или в коллективном договоре. Однако в действительности работодатель не всегда идет на фиксирование конкретных элементов социального пакета в условиях трудового договора, тем самым лишая работника каких-либо гарантий на этот счет. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующие обстоятельства. Основанием для предоставления социального пакета в обязательном порядке чаще всего выступает трудовой или коллективный договор. Причем коллективный договор заключается крайне редко. При этом относительно трудового договора распространена следующая практика: социальный пакет предоставляется работнику не сразу, а по истечении определенного времени или на особых условиях (например, после прохождения испытательного срока или отработки какого-то временного периода в организации либо же нахождение в определенной должностной категории). То есть в подавляющем большинстве случаев предоставление социального пакета не связано с заключением трудового договора между работником и работодателем. Поэтому чаще всего в трудовом договоре все обязанности работодателя фактически сводятся к размытой формулировке: "Работодатель обязуется обеспечить работнику соответствующие условия труда".
Необходимость использования мобильной связи в производственных целях должна быть закреплена как в трудовом договоре, так и в должностных инструкциях работников.
Кроме того, использование мобильной связи в компании обычно регламентируется в локальном нормативном акте. Называться он может по-разному - положение о порядке возмещения расходов и компенсациях за мобильную связь, положение о служебной сотовой связи, регламент пользования корпоративной сотовой связью и т. п.
В этом документе необходимо четко прописать установленный в компании порядок пользования корпоративной сотовой связью как в служебных целях, так и в целях реализации социальной политики; указать установленный лимит расходов (стоимостный или временной) за использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению компании работником за счет собственных средств; в каком порядке производится это возмещение: периодичность, форма оплаты, на основании каких первичных документов, а также предусмотреть использование безлимитного тарифа для отдельных работников, необходимость переадресации звонков и других услуг оператора сотовой связи для отдельных работников и т. д.
Кроме того, компании нужны еще и соответствующие подтверждающие документы (см. Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15):
- договоры с оператором сотовой связи, в которых оговорены все существенные условия. Требования к оформлению договора об оказании услуг подвижной связи, а также существенные условия такого договора изложены в п. п. 19 и 20 Правил оказания услуг подвижной связи;
- детализированные счета операторов сотовой связи за фактически оказанные услуги связи. В договоре о предоставлении услуг желательно предусмотреть, чтобы оператор сотовой связи ежемесячно представлял детализированные счета. В них должны быть указаны все числящиеся за организацией абонентские номера, даты и время переговоров, продолжительность звонков, тарификация услуги (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153);
- приказ по организации, утверждающий списки работников (должностей), которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование сотовой связи. В приказе отражаются номера сотовых телефонов и SIM-карт, закрепленных за конкретными работниками в целях реализации социальной политики и в служебных целях. В этом документе организация может также установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков). Образец такого приказа приведен ниже;
- специальные ведомости передачи работникам сотовых телефонов, находящихся в собственности организации, либо иные аналогичные документы;
- специальные ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией, или другие подобные документы;
- должностные инструкции работников (тарифно-квалификационные характеристики - для категории "Рабочие"), содержащие указание, что работнику в служебных целях нужно пользоваться именно сотовой связью. Суды считают, что в этих целях в должностной инструкции достаточно закрепить обязанности, подразумевающие оперативное взаимодействие с коллегами и партнерами (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2007 по делу N А33-10149/06-Ф02-2062/07). По мнению налоговых органов, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должна быть обоснована необходимость ведения им переговоров по мобильному телефону в служебных целях. Так, необходимость использования мобильной связи может быть обусловлена разъездным характером работы работника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами. Налоговые инспекторы считают, что если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно. Автор не взял бы на себя смелость однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы - и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как стационарную, так и сотовую). А вот если организация включает в перечень лиц, пользующихся корпоративной сотовой связью в служебных целях, бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы работников, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату звонков такого работника;
- иные документы. По мнению налоговых органов, производственную необходимость звонков, указанных в детализированном счете, подтвердят, например, договор с контрагентом, письменное распоряжение руководства сделать звонки, отчет работника о результатах переговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1).
Общество с ограниченной ответственностью "Амато"
3 августа 2009 г. г. Москва
1. Обеспечить сотрудников ООО "Амато" Вишнева А. Ю. и Мельникова О. И. сотовой связью. Для этого закрепить за сотрудниками телефонные номера, выдать сотовые телефоны и установить ежемесячный лимит расходования денежных средств на сотовую связь: