выдано из кассы под отчет товароведу Смирновой В.С. 22100

Закупки товарно-материальных ценностей могут производиться подотчетными лицами в организация розничной и оптовой торговли, у предприятий - производителей, а также у продавцов - физических лиц. В каждом из этих случаев имеются свои особенности документального подтверждения количества и стоимости приобретенных предметов.

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли оформляется, во-первых, чеком контрольно-кассового аппарата (кассовым чеком), а также прикладываемым к нему оправдательными первичными документами (товарным чеком, накладной). Для зачета сумм «входного» НДС со стоимости приобретенных материальных ценностей, оплаченных через подотчетных лиц работ и услуг, подотчетные лица также должны истребовать от продавцов оформленные в установленном порядке счета-фактуры. При этом на выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4«Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденного постановлением Совмина -- Правительства РФ от 30 июля 1993 года № 745 (в редакции изменений и дополнений) должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

идентификационный номер организации налогоплательщика;

заводской номер контрольно-кассовой машины;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

На выдаваемом покупателю чеке или вкладном (подкладном) документе, могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения. Другие первичные оправдательные документы, подтверждающие расход подотчетных средств, в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции изменений и дополнений) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной организации;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Представляемые подотчетными лицами товарные чеки, счета, накладные и другие оправдательные документы, должны содержать подробную расшифровку всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы.

Не следует допускать (о чем должны быть предупреждены подотчетные лица) общих записей типа «канцелярские принадлежности на (сумма) рублей».

Закупки у предприятий-изготовителей, в организациях оптовой торговли, как правило, осуществляются на основании заключенных договоров купли-продажи. Отпуск продукции осуществляется в большинстве своем на основании выписываемой накладной. На внесенные покупателями наличные денежные средства также должен быть выдан чек контрольно-кассового аппарата. Таковы требования Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В отдельных разрешенных случаях вместо чека ККМ покупателю может быть выдана квитанция по разрешенной форме (например, бюджетные учреждения выдают квитанцию по форме 10, установленной приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. № 107н).

В крайних случаях, когда невозможно получить от покупателя чек ККМ или квитанцию по установленной форме, подотчетное лицо прикладывает квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), которая в обязательном порядке должна содержать сведения о наименовании организации, выписавшей квитанцию; номере и дате приходного кассового ордера; основании выписки (договор и т.п.); сумме (цифрами и прописью); дате выписки документа; подписи главного бухгалтера и кассира, их расшифровки. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации-продавца.

При расчетах за товарно-материальные ценности через кассу организации-покупателя, кассир предприятия вправе потребовать от представителя продавца доверенность на получение денежных средств, а также документ, удостоверяющий его личность.

Организация закупок товарно-материальных ценностей у физических лиц, как занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, так и не являющимися индивидуальными предпринимателями, должна быть построена на максимальном сборе информации о самом физическом лице.

Этого требуют положения главы 23 НК РФ. Объясняется это тем, что юридические лица, производящие выплаты в пользу физических лиц в обязательном порядке должны сообщать о начисленных и выплаченных суммах в пользу любых физических лиц.

В связи с этим должны максимально использоваться договорные основы взаимоотношений, то есть составление договоров купли-продажи. В таких договорах в разделе «Реквизиты сторон» должны быть отражены данные о почтовом адресе постоянного местожительства гражданина (включая почтовый индекс), паспортные данные, идентификационный номер индивидуального предпринимателя. Все это в дальнейшем упростит подачу соответствующих справок в налоговую инспекцию.

Оформление закупок у частных предпринимателей производится таким же образом, как и у юридических лиц, то есть с испрашиванием кассовых, товарных чеков и других оправдательных документов, так как согласно статье 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями.

Покупки материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляются актами закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом кроме обязательных реквизитов, установленных законодательством для оправдательных документов, в актах закупки должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца, а также его паспортные данные.

Порядок закупки продукции от населения торговыми организациями, а также предприятиями общественного питания (в частности, сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов, орехов и т.п.) содержится в главе 7 «Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 года № 1-794/32-5. Закупку организациями торговли и общественного питания продуктов у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, производят лица, определенные и утвержденные приказом руководителя предприятия, с которыми, кроме того, заключаются договора о материальной ответственности.

В соответствии с пунктом 7.6. Методических рекомендаций закупка оформляется закупочным актом, который утверждается руководителем организации. К акту прикладываются справки о принадлежности сдатчику данной продукции и заключения ветнадзора о доброкачественной продукции. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» утверждена форма № ОП-5 «Закупочный акт». Акт составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации. Подписывается акт лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается документ руководителем организации. Один экземпляр акта передается продавцу, другой остается у покупателя.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на цели приобретения товарно-материальных ценностей и иные хозяйственные цели отражаются следующими записями:

Выданная под отчет сумма наличных денежных средств

При приобретении основных средств

При оприходованиие основных средств

Оприходование сданных подотчетными лицами приобретенных материалов и хозяйственных принадлежностей

Оприходование приобретенных подотчетными лицами товаров

Сумма «входного» НДС со стоимости приобретенных через подотчетных лиц товарно-материальных ценностей

Через подотчетных лиц оплачены производственные расходы и расходы, связанные с продажей

Сумма «входного» НДС со стоимости работ и услуг, оплаченных через подотчетных лиц

Зачтены суммы «входного» НДС со стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей,оплаченных работ и услуг производственного характера

Подотчетным лицом сдан неиспользованный остаток подотчетных сумм

Отражены невозвращенные в установленные сроки неиспользованные подотчетные суммы

Удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы работников

В соответствии с требованиями пункта 1 статьи 172 главы 21 НК РФ принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных организациями при приобретении товаров производится только при условии наличия счетов-фактур, выставленных продавцами.

При этом в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам, приобретенным за наличный расчет, организация кроме кассового чека с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, должен иметь счет-фактуру на эти товары, оформленный в установленном порядке. В связи с этим наличие счетов-фактур для проведения зачета сумм «входного» НДС обязательно, даже если товары приобретаются за наличный расчет.

Наличие счетов-фактур обязательно также и при приобретении ГСМ через автозаправочные станции (в т.ч. и водителями). В связи с этим для вычета (возмещения) сумм НДС, уплаченных по ГСМ, хотя и приобретенным за наличный расчет, покупателю в обязательном порядке необходимо получить от автозаправочной станции не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

В случае отсутствия счетов-фактур по приобретенным ГСМ, приходящиеся по ним суммы «входного» НДС должны быть учтены в стоимости приобретенного топлива без их выделения.

В случаях, если в первичных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных, приходных кассовых ордерах и др.), подтверждающих стоимость приобретенных материальных ценностей суммы НДС отдельной строкой не отражены, а также в случае отсутствия счетов-фактур, выделение НДС расчетным путем не производится. Поэтому стоимость приобретенных ценностей включая предполагаемый по ним налог на добавленную стоимость, приходуется на балансовых бухгалтерских счетах на всю сумму с последующим списанием в установленном порядке на издержки производства (обращения).

Пример: Производственное предприятие по договору купли - продажи с условием оплаты за наличный расчет приобрело материалы на сумму 7560 руб., в том числе НДС 1200 руб., налог с продаж - 360 руб. (при ставке 5%). Прочие расходы, непосредственно связанные с приобретением материалов, отсутствуют.

Оплата произведена по соглашению сторон после оприходования материалов по безналичному расчету. При этом отпускная стоимость товаров была уменьшена на сумму налога с продаж по ставке 5% (на 360 руб.).