Закупки как механизм управления ресурсным обеспечением основной деятельности университета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Ефремова Лариса Юрьевна
В статье рассматриваются теоретические и практические аспекты управления ресурсным обеспечением основной деятельности универ ситета, а также представлены результаты прак тической деятельности контрактной службы университета и ее роль в создании эффектив ной системы ресурсного обеспечения вуза.
Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Ефремова Лариса Юрьевна
Purchasing as a mechanism of resource supply managing of the main university activity
The article examines the theoretical and practical aspects of resource supply managing of the main University activity, and it also contains the results of the University contract service practical activity and its role in creating the effective system of the University resource supply .
Текст научной работы на тему «Закупки как механизм управления ресурсным обеспечением основной деятельности университета»
Заслуга Программы подготовки управленческих кадров состоит в том, что она заложила основы новой интеллектуальной среды. У слушателей Программы сформировалась потребность в новых профессиональных зна-
ниях, навыках и умениях. Организации народного хозяйства Кемеровской области получили высококвалифицированных специалистов-управленцев. В совокупности все это способствует развитию региона.
УДК/UDC 338:378.09 Л. Ю. Ефремова
ЗАКУПКИ КАК МЕХАНИЗМ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСНЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА
PURCHASING AS A MECHANISM OF RESOURCE SUPPLY MANAGING OF THE MAIN UNIVERSITY ACTIVITY
В статье рассматриваются теоретические и практические аспекты управления ресурсным обеспечением основной деятельности университета, а также представлены результаты практической деятельности контрактной службы университета и ее роль в создании эффективной системы ресурсного обеспечения вуза.
The article examines the theoretical and practical aspects of resource supply managing of the main University activity, and it also contains the results of the University contract service practical activity and its role in creating the effective system of the University resource supply.
Ключевые слова: ресурсное обеспечение, механизм управления ресурсным обеспечением основной деятельности университета, контрактная система, контрактная служба, экономический эффект закупки.
Keywords: resource supply, mechanism of resource supply managing of the main University activity, contract system, contract service, economic effect of purchasing.
Одна из основных системных функций университета — экономическая функция, сферой реализации которой является ресурсное обеспечение текущей и перспективной деятельности и повышение ее эффективности. Именно она служит реальной основой выполнения университетом ряда других функций в соответствии с основными направлениями своей деятельности. Исследование процесса закупок как механизма управления ресурсным обеспечением основной деятельности организации
имеет не только теоретическое, но и важное практическое значение.
Одним из существующих факторов изменения внешней среды деятельности образовательного учреждения является сокращение ресурсов практически по всем видам: снижение количества абитуриентов, профессорско-преподавательского состава (ППС), сокращение финансирования. Все это приводит к конкуренции за ограниченные ресурсы и необходимости разработки более эффективных методов управления вузом. В основе устойчивых конкурентных преимуществ современного университета лежит обеспечение доступа к лучшим ресурсам [5, с. 394].
В закупках для нужд вуза участвуют все структурные подразделения: одни как составители заявок на приобретение товаров, работ и услуг, другие как исполнители. Закупки для нужд вуза необходимо проводить в соответствии с процедурами, установленными законодательством РФ, в рамках выделенных Министерством образования и науки РФ субсидий на выполнение государственного задания, и эффективно управлять этим процессом.
Анализ закупочной деятельности университета до 2014 г выявил не только положительный эффект от проведенных торгов, но и вскрыл ряд существенных проблем, которые часто приводили к сбою в работе университета.
После вступления в силу Федерального закона № 44-Фз [4] с целью повышения экономической эффективности и экономии бюджетных средств было принято решение объединить отдел организации государственных
Дополнительное профессиональное образование в условиях модернизации образования Российской Федерации
закупок (6 человек) и отдел снабжения (5 человек), к которому относился и склад КузГТУ, и создать отдельное структурное подразделение — контрактную службу. При этом было решено сократить несколько должностей, и в настоящее время контрактная служба КузГТУ состоит из 7 человек. В результате такой оптимизации экономия составила 170000 рублей в месяц, а также решена основная проблема ресурсного обеспечения основной деятельности университета.
До 2014 г в КузГТУ поставка товара на склад и его получение со склада оставляли желать лучшего вследствие отсутствия полной согласованности в работе структурных подразделений. До вступления в силу Федерального закона № 44-ФЗ и создания контрактной службы ресурсы не были единым целым, а сосредотачивались у разных подразделений и разных работников. Кроме этого, отсутствовала персональная ответственность за результат закупки.
Отдел закупок занимался только размещением заказа, за планирование отвечал отдел снабжения, а за хранение и выдачу товаров подразделениям — склад. Люди годами работали по наработанным схемам, и анализ реальных потребностей вуза не проводился.
Например, каждый квартал подавались заявки на спецодежду и расходный материал, в которых не было особой необходимости. Дальше процесс закупки замыкался на складе, который имел одну цель — накапливать материальный запас. Поступивший товар не передавался вовремя структурным подразделениям, так как они не были уведомлены о его поступлении, кладовщик не был уведомлен, кому его передавать, а некоторые товары часто числились под другим наименованием и не были востребованы. Примером этого служат залежи простыней производства 1984 г, юбилейных тарелок «КузГТУ — 40 лет», тогда как вузу в 2015 г исполняется 65 лет, просроченных противогазов и др.
Основное назначение склада — концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения потребителей, в данном случае подразделений и филиалов КузГТУ. Негативной стороной складирования является увеличение издержек по содержанию запасов на складах. Это расходы на складские операции, текущие затраты по содержанию складов. Кроме того, создание складских запасов привело к иммобилизации (замораживанию) значительных финансовых
ресурсов, которые могли бы быть использованы на другие цели.
Пример: ежеквартально вуз закупал канцелярские товары на сумму около 600 000 рублей, при этом сотрудники не имели доступа к данным о выдаче и наличии товара на складе, вследствие чего образовался внушительный запас канцелярских товаров, закупленных ранее без анализа потребностей подразделений КузГТУ. По итогам работы за первые 8 месяцев 2014 г регулярно проводился анализ запасов на складе и реальных потребностей подразделений, благодаря чему удалось отказаться от закупки канцелярских товаров в 1-м и 2-м кварталах 2014 г. и сэкономить около 1 200 000 рублей бюджетных средств.
Необходимо остановиться на проблеме отсутствия значительного экономического эффекта госзакупок, существовавшей до 2014 г. в университете. Примером этому на протяжении многих лет служили аукционы на оказание услуг Интернета. Формально процедуры проводились каждый квартал на 900 000 рублей, и нарушений законодательства в сфере размещения заказа не было, но конкуренция полностью отсутствовала. Техническое задание было сформировано полностью под одного постоянного участника, и, следовательно, договор заключался по начальной максимальной цене. В результате смены должностного лица, ответственного за формирование технического задания на услуги Интернета, сбора новых коммерческих предложений для обоснования цены, НМЦК в 2014 г. составила 524 170 рублей на 3 квартала. По итогам подведения аукциона цена контракта, предложенная победителем, составила 268 957 рублей. То есть экономия по сравнению с НМЦК составила 255 213 рублей, а по сравнению с фактическими расходами на данные услуги в 2013 г. экономия является огромной — 2,43 миллиона рублей. При этом результаты оказания услуг данным исполнителем в течение двух кварталов показали, что качество услуг Интернета изменилось только в лучшую сторону по сравнению с гораздо более дорогими услугами прошлого года.
Яркими примерами того, что нужно проводить торги, а не осуществлять закупки у единственного поставщика, служат следующие факты. Еще в 2013 г. услуги по заправке и восстановлению картриджей оказывал единственный поставщик (закупки малого объема) и составляли 100 000 рублей на каждый квартал, но в начале 2014 г. было принято решение провести аукцион в электронном формате на ока-
зание услуг по заправке и восстановлению картриджей. НМЦК составила 300 000 рублей на 3 квартала. Цена договора, предложенная победителем, — 137 000 рублей. Тем самым экономия — 163 000 рублей. Важно обратить внимание, что победителем стала та же организация, с которой на протяжении последних трех лет договор на эти же услуги заключался как с единственным поставщиком по цене в два раза дороже.
Аналогичная ситуация складывается с покупкой хлеба. В структуре университета действуют две столовых (основного вуза и профилактория). Профилакторий закупал хлеб белый у единственного поставщика (закупки малого объема) стоимостью 19 рублей за булку, тогда как при проведении запроса котировок на поставку хлебобулочных изделий для столовой основного вуза цена за булку белого хлеба составила 17 рублей у того же поставщика. Выявленные излишние затраты позволяют еще раз удостовериться в том, что торги являются более экономичным способом закупа, нежели заключение договоров у единственного поставщика.
Не вызывает споров, что задачами управления закупок является минимизация расходов бюджетных средств и повышение эффективности закупочного процесса. Средний процент экономии в вузе при проведении торгов в 2013 г. составил 19 %. В результате полной реорганизации и изменения подхода к закупке на этапе ее формирования, главным образом переход на составление технического задания, соответствующего нескольким конкурирующим предложениям на рынке, процент экономии средств при проведении закупок в 2014 г. в вузе вырос до 28 % за первый квартал. Во втором квартале процент экономии достиг 31 %, в третьем квартале мы наблюдаем небольшое снижение процента экономии до 21 % в связи с сокращением объема закупок на период летних каникул.
Роль закупок в обеспечении основной деятельности вуза достаточно велика, потому что речь идет о надежном и качественном обеспечении подразделений, институтов и филиалов всеми необходимыми товарами и услугами. Эффективность закупки заключается не только в получении максимальной экономии средств, но и в получении качественного товара. Решающим фактором в получении качественного товара является грамотная организация процесса приемки поставляемого товара по качеству.
Следует отметить, что важным фактором проверки качества является проведение экспертизы на этапе приемки товаров. В КузГТУ создана группа, осуществляющая экспертизу. Группа состоит из 6 человек, каждый из которых обладает узкими знаниями и навыками в своей области. Например, при поставке продуктов питания экспертом является директор студенческого комбината питания, при оказании рекламных услуг — начальник управления информационной политики, при поставке офисной техники — проректор по информатизации. В момент поставки товара, оказания услуги или выполнения работы соответствующего назначения конкретный человек из группы выдает заключение о соответствии товара, услуги или работы по качеству и несет персональную ответственность за достоверность сведений.
Приемка товара организована следующим образом: весь поставляемый товар поступает на склад, где его принимает кладовщик и формирует заключение о приемке товара по количеству, далее лицо, ответственное за экспертизу, выдает заключение о соответствии поставляемого товара по качеству, только после этого происходит оплата поставляемого товара. Одним из первых примеров, иллюстрирующих важную роль приемки и экспертизы, является поставка сока фруктового для КузГТУ. При приемке данного товара кладовщик осуществил приемку по количеству, тогда как эксперт по приемке продуктов питания проанализировал качество поставляемого товара и выявил, что процент сокосодержа-ния не соответствует заявленным в контракте показателям, экспертом было выдано отрицательное заключение экспертизы, в итоге Поставщик вынужден был заменить данный товар.
Экономическая эффективность аукционов за первую половину 2014 г. уже доказала целесообразность их проведения. Вместе с тем в качестве одной из текущих проблем университета следует назвать отсутствие большого количества участников торгов. КузГТУ и другие вузы Кемеровской области, не говоря уже о заказчиках из отдаленных от центра сельских районах, все чаще сталкиваются с проблемой отсутствия участников торгов. Непосредственных производителей или крупных оптовых поставщиков товаров, имеющих возможность осуществлять поставки по низким ценам, привлекают только крупные конкурсы и аукционы. Для эффективного снижения цены в торгах
Дополнительное профессиональное образование в условиях модернизации образования Российской Федерации
необходимо как минимум два участника. Анализ проведенных закупок по Кемеровской области показал, что чем дальше от областного центра находится сельское поселение, тем выше вероятность того, что аукцион или конкурс будут признаны несостоявшимися. В этой связи заказчикам целесообразно искать пути объединения потребностей и проводить укрупненные совместные торги. Участие в таких торгах вместе с другими образовательными учреждениями области является в настоящее время одной из перспективных задач повышения эффективности закупок КузГТУ.
Подводя итоги вышесказанному, необходимо отметить, что внедрение элементов контрактной системы и проведение в КузГТУ описанных мероприятий позволили повысить экономическую и качественную эффективность системы управления ресурсным обеспе-
чением университета, что положительно отражается на его основной деятельности.
О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд : фед. закон : от 21.07.2005 № 94-ФЗ [Электронный ресурс]. — URL: www.consultant.nu/ popular/zakupki/.
О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц : фед. закон : от 18.07.2011 № 223-Ф3 [Электронный ресурс]. — URL: base.ganant.nu/ 12188083/.
Об образовании в Российской Федерации : фед. закон : от 29.12.2012 № 273-Ф3 // Российская газета. —
2012. — 31 декабря.
О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд : фед. закон : от 05.04.2013 № 44-ФЗ [Электронный ресурс]. - URL: base.ganant.nu/70353464/. Кийкова Е. В. Ресурсное обеспечение деятельности вуза // Современные проблемы науки и образования. —
2013. — № 6. — С. 395.
Н. А. Заруба N. Zaruba
АДАПТИВНОЕ ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ КАК УСЛОВИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
В ТРАНЗИТИВНОМ ОБЩЕСТВЕ
ADAPTIVE OCCUPATIONAL SKILL UPGRADE AS A CONDITION OF PROFESSIONAL COMPETENCE DEVELOPMENT OF STATE CIVIL AND MUNICIPAL EMPLOYEES IN TRANSITIVE SOCIETY
В статье рассматриваются особенности повышения квалификации специалиста государственного и муниципального управления в условиях транзитивного российского общества, заключающиеся в том, что динамичные процессы разного рода перемен требуют активного их осмысления и принятия или не принятия, приспособления или отторжения, то есть необходимы гибкие, адаптивные подходы к его формам и содержанию. Кроме того, большинство специалистов сферы государственного и муниципального управления не имеют базового профессионального образования по специальности, поэтому их повышение квалификации должно осуществляться на иных основаниях и подходах: организации адаптивной структуры и адаптивного содер-
жания обучения, использование адаптивных технологий, приспособленных к потребностям и интересам обучающихся, государства и общества.
This article concerns features of occupational skill upgrade of specialist in state and municipal administration in conditions of transitive Russian society. These features consist in the fact that dynamic processes of various kinds of changes require active conceptualization and acceptance or non-acceptance, accommodation or rejection, i. e. we need adaptive approaches to its forms and substance. Besides, the majority of specialists in state and municipal administration do not have basic professional degree, that is why their occupational skill upgrade should be based on